《砍掉成本》—新梦想·产品经理公社邀您读一本好书

【新梦想点评】
谁都知道砍下来的成本就等于净利润。提升企业管理手段的新高度,就是挑战企业管理成本的新低度。尽管很多企业都在节省开支,压低成本,却没有系统科学的方法,这往往会让公司得不偿失。本书提供了科学实用的方法,已有3万多家企业,超过20万人直接受益。

 

【管理者应抓住的几个重要数字】
管理者行军,除了熟悉地图地形,还要熟悉你的武器辎重,粮草弹药。再抓住几个基本而重要的数字,你就万无一失了。首先是现金流和损益平衡点。很多时候,每个月你都必须等到财务报表出来以后,才知道公司最近表现怎么样。但是这个时间的落差,很可能影响你的决策速度。如果你可以请财务人员提供公司的损益平衡分析,你立刻可以判断这段时间究竟是赚钱还是亏钱。

其次是银行对账单和积压的订单。每个月银行会寄给你对账单,别以为会计人员一定会去核对。事实上,每个人每天忙着做很多事情,根本没有人会注意这项重要的工作。很可能你的公司已经好几年没有人查对过公司的户头了。订单方面,有些订单进来了,却一直没有处理,以致耽误了交货期。只要你要求看看那些积压的订单,就可以知道公司是否有问题,问题有多严重。

然后是产品库存和退货记录。库存多少合适,有严格的计算标准,让你的财务人员去算吧,但你要随时清楚,公司的库存是否适当。退货记录同样重要,如果退货的数量增加,表示内部质量管理有问题。因此,掌握退货数量是关键,不要等问题发展到不可收拾时才着手处理。

最后是产品销售量和员工数量。如果你平日只看营收报表,这中间可能潜伏着很多陷阱。例如,虽然营业额不断提高,但销售量其实在下跌,市场占有率在降低。因此企业家还要定期追踪销售量,才能清楚掌握公司的业务状况。员工数量是一个很容易被人忽略的数据。每个月算算员工有多少人。随着业务增加,公司雇用的员工人数,可能不知不觉地增长,甚至当业务没有增长时,员工人数仍然无声无息地增加。要求部属每个月给你一张统计表,让你掌握员工人数以及增长曲线。了解一下,公司是不是用人无度。

【砍价 砍人手】

很多人在财务人员的使用上存在误区。在你的印象里,对你忠诚,又能把财务报表做好,就算是最好的财务人员了。然而,这只是财务人员职责的冰山一角,你忽略了太多财务人员应有的职责,没有让他们在公司里发挥更重要的作用。管理的精神是什么?控制。财务人员的任务不仅是总结,更重要的是控制过程,他要做预算,要控制成本,要控制费用,要控制现金流,要控制企业的投资方向、企业的负债规模,只有控制了过程才能控制结果。你不只需要一个财务会计,还需要管理会计。管理会计是要带刀的、会用刀的,而在控制成本面前,财务会计手无缚鸡之刀。

你需要在企业里安排一个专门砍成本的职业杀手。从开业第一天起,你就要把成本控制当成天大的事,你要找个专职的人,来负责成本的管理。他的任务就是砍成本。采购费用高了,让他来砍;库存费用高了,让他来砍;办公室花费多了,让他来砍。不讲情面,不留后患,成本魔鬼杀得越多越好。杀手一定要是职业的。有的企业家喜欢自己当杀手,其实根本不可能。你要忙很多事情,有时候想到了,挥挥胳膊砍一刀;有事没空了,刀就生锈了;有时候运气好砍正了,有时运气不好就砍歪了。你还不配拿起职业杀手这把刀。

三个员工只有一个是创造价值的,而一个员工的成本是他工资的五倍。我一直主张砍人手,能砍多少砍多少,想砍多少砍多少,年年砍,月月砍。任何时间都要做好砍人的准备。永远不可能人不够用。记住这句话:冗员就像海绵里的水,只要你去挤,总是有的。有的企业家,在不够成熟的情况下,不敢拉下脸去砍人手,对一些不胜任工作的员工,没有魄力和决断力去辞退,效率低下,最后一潭死水。

砍人手,不是挥刀乱砍。你要让走的人心服口服,留下的人不惊慌失措。所以,需要有量化的指标作为标准。对于办公室后勤、服务人员、保安等工作难以量化的人员,可以让员工把岗位、工作职责列出来,并把时间分配比例画成图表。你的工作职责有哪些?主要的工作职责是什么?次要的是什么?各占多少时间比例?最后把从上班开始到下班结束,每个小时内所做的事情全部写出来。如果你写不出来,说明你的工作没有量,我们就可以考虑,有没有必要设立这个工作,你有没有必要存在。这样一来,任何员工都无处可逃。

【砍机构 砍会议】

一个团队人手增加,机构就会增加;机构增加,领导就增加;然后是效率减缓,决策将减缓,工作推诿。机构臃肿的原因主要有三个:第一,盲目扩大,动不动就增加人手;第二,没有招聘到优秀的、能够独当一面的员工,例如,没有招到可以单独完成800万销售额的人,而招了8个只能完成100万销售额的人;第三,没有通过绩效量化,对员工、对团队没有形成利润中心、价值中心,这样的话,人多了就在里面恶性循环。

总经理下来不要有副总!如果需要有副总,让部门经理来兼职。换个说法,与其专门雇用或提升一个人做副总,不如再给你的部门经理一个大一点的头衔,这样表现出色的部门经理得到了个人满足,名义上得到了升迁,也给其他管理人员以努力的方向。同时,这样的副总更加熟悉他所负责的那一块业务,做到了更贴近现实。不要吝惜头衔,多给他们几个,他们会更卖力。

老总们常常会觉得时间不够用,那么,让你的员工也有这样的感觉,不要让他们觉得上班时间很难熬。新员工上岗,第一堂课就是培养时间观念,要求他们对每一分钟进行核算,把每一天当作生命的最后一天。最大的成本是时间成本,最浪费时间成本的要数开会。“会而不议,议而不行”是企业会议的通病。开会不是用来讨论的,开会是用你过来达成协议、达成共识的。尽可能让更少的人出席,尽可能把会议搞成限时演说,同时保证每一个会议都有结果。高级主管应该有能力在30分钟内把会开完,并解决问题。

文山会海,是最折磨企业的恶习了。在企业的所有内部报告中,有75%是不必要的。在你的组织中,应该采用最直接的、实在的方法。以便快速作出反应。教会他们只讲想说的事,不要拐弯抹角,不要流于形式,咬文嚼字。凡是能口头解决的,尽量口头解决,不能口头解决的,推行“一张纸”制度:凡是写给上级看的,只能是一张纸,上面直截了当写明“题目,问题,方案,风险,结论”。

【砍固定成本 砍采购成本】

砍固定成本的诀窍就两个字——外包。一切用别人的,一切外部消化。你要有心胸,让一点利给你的合作者。这样,你会降低风险,提高效率,你会得到更多。当市场萧条时,你还能全身而退。听我的忠告,有钱别买固定资产,宁愿去做市场、做品牌、做客户。没钱更不能买固定资产,宁愿去租别人的,有多余的固定资产,马上砍掉。固定资产不是增加企业的利润,而是侵吞企业的利润。

资本性开支是漩涡,固定资产就等于负债。有人说:“不对,我买固定资产不等于负债,因为我买了一块地,那个地增值了,怎么会是负债呢?”我说:“你知道什么叫增值吗?假如你买这块地是100万,你买了以后,认为它增值了,那不叫增值。你把这块地以150万或200万的价格卖出去,扣除税金、利息、成本、各种费用,如果剩余一定的现金,那是增值。你必须把它变为现金,拿回来以后才叫增值。”

我们必须把每一分钱、每一分成本当成魔鬼杀死,杀不死就变成投资,必须得到回报。所以,我们建立流程,每一个回报必须要在25%以上,而且要在当年度,一个年度不能低于25%。它的回报率有没有现金流,现金流的比例是多少,然后责任到人,谁花了这笔钱?什么时候花出去?什么时间收回来?回报的周期每个月都要列出来。按照这个比例追加绩效评估,到最后如果没有落实,那就要追究责任。控制每一分钱,控制每一分钱的结果。

对待供应商,你要得寸进尺,直到最后签约那一刻,都不要放弃砍价。一招不行,再换一招:1.为了得到最低价格,可以让高层出马;2.当我们购买经常使用的产品时,就要找到源头购买,直接找到生产厂家;3.动之以情,跟供应方说可以考虑合作,或者引荐其他客户给他;4.采购时要求地方提供数据单价、原始单价、原始凭证,例如一张桌子用了多少木材、多少油漆、多少钉子、多少人工等等。

【砍劣质客户 砍日常开支 砍面子】

客户不全是上帝,客户也有魔鬼。不是所有的客户都能给你带来利润,劣质客户会侵蚀你的利润。劣质客户,不是品行低劣的客户,而是不能给你带来利润的客户。每一次签订合同之前,不管大小,都要先进行财务核算,确定赢利点。如果毛利润低于20%,就不能做了。还有一种客户是没有诚信的客户,只要发现对方没有诚信,立即停止合作。不管对方给我们多大的许愿,多大的利益,坚决不能再做。

在别人身上要省成本,在自己身上也要省成本,而且来得更快、更直接。公司里的浪费无处不在,因此电话使用要制定管理细则、公车使用要制定管理细则、办公设备要制定管理细则,方方面面都要制定管理细则,所有开支按人记账。员工应酬要自己垫款,然后把这笔款挂在他的合同上,作为一个借款。合同签如果下来了,这笔钱才能在公司里报销。应酬的地点要在公司指定的餐厅,公司可以跟餐厅谈一个比较大的折扣。

没有票子,就没有面子。在中国,在全世界都是这样。但是,面子不是靠奔驰宝马、穿金戴银,而是在于你的实力,你的底气在你的利润上,一切都是利润说话。很多人开着奔驰车到处借钱,其实这些都是虚荣,虚荣就增加你的成本。美国运通的最新调查报告显示,今年,商旅交际应酬依旧是企业的第二大可控成本,这一数字在企业成本中所占的比例达到31.5%,比去年增加了7%。挥刀吧,这上面的空间很大。

老总买了一辆好车,就觉得没有司机不行,有了好车和司机,又发现出入一般的写字楼太掉价,搬进了甲级写字楼,想想自己的办公室也不能太寒酸,有了大的办公室,你的装潢、布置一切都要追求品味和档次,不装潢感觉浪费了那么大的空间,之后,你就又开始觉得,好车只有一辆是不够的……公司的利润已经被消耗一空,员工开始怨言纷纷;这些东西都是老板从我们身上剥削来的。供应商在夸奖你气派的同时,心里会说:他们公司从我们这里压榨了这么多的利润……


【本文完】

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